Khi đội ngũ tăng từ vài chục lên vài trăm người, hợp đồng lao động soạn vội lúc đầu dễ trở thành nguồn rủi ro. Cẩm nang này tóm tắt những nội dung doanh nghiệp nên chuẩn hóa: loại hợp đồng, điều khoản bảo mật, thử việc, tiền lương và hồ sơ đi kèm.
Ở giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp dùng chung một mẫu hợp đồng lao động cho mọi vị trí, hoặc chỉnh sửa từ mẫu có sẵn trên mạng. Khi số lượng nhân sự tăng nhanh, mở thêm chi nhánh hay chuỗi cửa hàng, những khác biệt nhỏ giữa các hợp đồng có thể dẫn đến tranh chấp, khó khăn khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc khi được kiểm tra về lao động, bảo hiểm. Từ kinh nghiệm chuẩn hóa hồ sơ nhân sự cho các chuỗi dịch vụ, đội ngũ Pháp lý doanh nghiệp của Corvane tổng hợp những nội dung nên làm sớm.
1. Xây dựng bộ mẫu hợp đồng theo nhóm vị trí
- Phân nhóm: quản lý, nhân viên văn phòng, nhân viên cửa hàng hoặc sản xuất, cộng tác viên.
- Mỗi nhóm có mẫu riêng về thời giờ làm việc, địa điểm, phụ cấp và chế độ đặc thù.
- Phân biệt rõ hợp đồng lao động với hợp đồng dịch vụ, cộng tác — tránh gọi tên một đằng, nội dung một nẻo.
2. Thử việc và chuyển tiếp
Quy định rõ thời gian, mức lương thử việc và cách thông báo kết quả. Nhiều tranh chấp phát sinh chỉ vì doanh nghiệp tiếp tục để người lao động làm việc sau thời gian thử việc mà không ký hợp đồng chính thức.
3. Tiền lương, thưởng và phụ cấp
- Tách bạch lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản hỗ trợ; ghi rõ khoản nào cố định, khoản nào phụ thuộc kết quả công việc.
- Thống nhất giữa hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương thực tế — đây cũng là cơ sở cho việc đóng bảo hiểm và tính thuế.
4. Bảo mật thông tin và tài sản trí tuệ
Với vị trí tiếp xúc dữ liệu khách hàng, công thức, mã nguồn hay chiến lược kinh doanh, nên có thỏa thuận bảo mật riêng, quy định rõ thông tin cần bảo mật, thời hạn và quyền sở hữu với sản phẩm tạo ra trong quá trình làm việc.
5. Nội quy lao động và hồ sơ đi kèm
- Nội quy lao động, thang bảng lương và các quy chế cần được ban hành, đăng ký hoặc thông báo theo quy định.
- Lưu hồ sơ nhân sự tập trung: hợp đồng, phụ lục, quyết định, biên bản — sắp xếp để tra cứu nhanh khi cần.
- Định kỳ rà soát hợp đồng sắp hết hạn để gia hạn hoặc chuyển loại hợp đồng đúng thời điểm.
“Hợp đồng lao động không chỉ là thủ tục giấy tờ, đó là cam kết đầu tiên doanh nghiệp đưa ra với người lao động. Chuẩn hóa khi đội ngũ còn 50 người dễ hơn rất nhiều so với khi đã là 500 người.” — Ông Vũ Đức Thành, Partner, Pháp lý doanh nghiệp, đồng sáng lập Corvane Advisory
Khi nào nên rà soát lại?
Doanh nghiệp nên rà soát bộ hồ sơ lao động khi có quy định mới về lao động, tiền lương hay bảo hiểm; khi mở chi nhánh ở địa phương mới; trước khi gọi vốn hoặc sáp nhập; và ít nhất mỗi năm một lần. Nội dung trên mang tính tham khảo chung — cách áp dụng cụ thể cần dựa trên ngành nghề, quy mô và tình hình thực tế của từng doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc kiểm kê toàn bộ hợp đồng hiện có, phân loại theo nhóm vị trí và đánh dấu những hợp đồng thiếu phụ lục hoặc sắp hết hạn — một việc thường chỉ mất vài ngày nhưng giúp hình dung rõ khối lượng cần chuẩn hóa.
