Kiểm soát nội bộ & quản trị rủi ro

Khi doanh nghiệp tăng từ vài điểm bán lên vài chục, từ một nhà máy lên ba, những kiểm soát dựa vào sự quen biết và trí nhớ của người sáng lập không còn đủ. Nhóm Kiểm soát nội bộ & Rủi ro của Corvane, do bà Lê Phương Thảo phụ trách, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát phù hợp với quy mô và khẩu vị rủi ro của mình, không sao chép mô hình của một tập đoàn khác.

Dịch vụ dành cho ai

• Chuỗi bán lẻ, F&B, phòng khám có nhiều điểm thu tiền và tồn kho phân tán.
• Doanh nghiệp sản xuất cần kiểm soát mua hàng, định mức nguyên vật liệu và xuất nhập kho.
• Doanh nghiệp chuẩn bị gọi vốn, niêm yết hoặc được công ty mẹ yêu cầu báo cáo về hệ thống kiểm soát.
• Doanh nghiệp chuẩn bị triển khai ERP và muốn quy trình được chuẩn hóa trước khi đưa lên hệ thống.

Phạm vi công việc

• Đánh giá hiện trạng: phỏng vấn, quan sát và kiểm tra mẫu chứng từ ở các chu trình bán hàng, mua hàng, tồn kho, tiền, tiền lương và tài sản.
• Thiết kế kiểm soát: lưu đồ quy trình, ma trận rủi ro – kiểm soát, phân quyền phê duyệt và bộ chỉ số theo dõi.
• Kiểm toán nội bộ thuê ngoài: kế hoạch kiểm toán theo rủi ro, thực hiện định kỳ và báo cáo trực tiếp cho hội đồng quản trị hoặc ban kiểm soát.
• Rủi ro gian lận: rà soát dữ liệu giao dịch bất thường, kênh tiếp nhận phản ánh và quy trình xử lý.
• Sẵn sàng ERP: làm sạch danh mục, chuẩn hóa mã hàng, mã khách hàng và xác định yêu cầu kiểm soát cần cấu hình trên hệ thống.

Cách chúng tôi làm việc

Một dự án thiết kế kiểm soát điển hình kéo dài 8 đến 12 tuần, chia ba giai đoạn: đánh giá, thiết kế và chạy thử tại một hoặc hai đơn vị trước khi nhân rộng. Mỗi kiểm soát đề xuất đều ghi rõ người thực hiện, tần suất, bằng chứng lưu lại và chi phí vận hành ước tính, để ban điều hành cân nhắc chứ không phải chấp nhận nguyên khối. Sau khi triển khai, chúng tôi kiểm tra lại hiệu quả vận hành sau 3 và 6 tháng.

Sản phẩm bàn giao

• Báo cáo đánh giá hiện trạng với các phát hiện xếp theo mức độ rủi ro.
• Bộ quy trình, lưu đồ và ma trận rủi ro – kiểm soát đã được ban điều hành phê duyệt.
• Tài liệu đào tạo cho trưởng bộ phận và nhân viên tại điểm.
• Báo cáo kiểm tra sau triển khai, so sánh chỉ số trước và sau, ví dụ tỷ lệ chênh lệch kiểm kê hay số giao dịch thiếu phê duyệt.

Kiểm soát tốt là kiểm soát mà nhân viên tại cửa hàng hiểu vì sao phải làm, chứ không chỉ biết phải làm.

Vì sao chọn Corvane

Vì Corvane đồng thời làm kế toán, thuế và pháp lý, các kiểm soát chúng tôi thiết kế gắn với chứng từ kế toán, yêu cầu hóa đơn và hợp đồng lao động thực tế của doanh nghiệp. Ở các dự án đã đo lường lại, chênh lệch kiểm kê và số giao dịch ngoại lệ thường giảm rõ rệt sau 6 đến 12 tháng, dù kết quả luôn phụ thuộc vào mức độ cam kết của chính doanh nghiệp.