Chuẩn hoá kế toán & lập báo cáo theo IFRS cho nhà máy linh kiện vốn Nhật

Bối cảnh

Khách hàng là nhà máy sản xuất linh kiện điện tử vốn Nhật, hoạt động tại Việt Nam hơn mười năm với khoảng 1.800 lao động. Sổ sách được ghi theo VAS, trong khi công ty mẹ yêu cầu gói báo cáo theo IFRS vào ngày làm việc thứ 8 hằng tháng. Đội kế toán nội bộ 9 người phải chuyển đổi thủ công trên hàng chục bảng tính, nên báo cáo thường trễ và số liệu giữa các kỳ khó đối chiếu.

Thách thức

• Khoá sổ tháng mất trung bình 18 ngày làm việc, phần lớn thời gian dành cho đối chiếu công nợ nội bộ tập đoàn.
• Chênh lệch giữa VAS và IFRS (tài sản thuê, dự phòng hàng tồn kho, phúc lợi nhân viên) được xử lý khác nhau qua từng người phụ trách.
• Hệ thống tài khoản chi tiết không khớp với danh mục báo cáo của công ty mẹ, phải ghép tay hơn 400 dòng mỗi kỳ.

Cách tiếp cận

• Tuần 1–3 — chẩn đoán: rà soát số dư 24 tháng gần nhất, phỏng vấn đội kế toán và bộ phận kho, lập danh sách 37 điểm khác biệt VAS – IFRS có ảnh hưởng trọng yếu.
• Tuần 4–7 — thiết kế: xây dựng hệ thống tài khoản ánh xạ hai chiều, bảng chuyển đổi chuẩn có công thức kiểm tra chéo và chính sách kế toán viết bằng ba thứ tiếng Việt – Anh – Nhật.
• Tuần 8–11 — chạy song song: đội Corvane cùng kế toán nội bộ lập báo cáo hai kỳ liên tiếp theo cách cũ và cách mới, so sánh từng khoản chênh lệch.
• Tuần 12–14 — bàn giao: lịch khoá sổ theo ngày, danh mục kiểm soát 52 bước và 4 buổi đào tạo cho kế toán trưởng cùng nhân viên.

Kết quả

Sau ba kỳ áp dụng, thời gian khoá sổ tháng giảm từ 18 xuống 7 ngày làm việc. Số dòng phải ghép tay khi lập gói báo cáo giảm từ hơn 400 xuống dưới 30. Chênh lệch đối chiếu công nợ nội bộ tập đoàn cuối kỳ giảm khoảng 85%. Kiểm toán viên độc lập của công ty mẹ ghi nhận bảng chuyển đổi IFRS là tài liệu có thể dùng trực tiếp cho kiểm toán năm.

“Chuyển đổi IFRS không khó ở công thức, mà khó ở chỗ mọi người phải làm cùng một cách mỗi tháng. Chúng tôi dành nhiều thời gian nhất cho quy trình và tài liệu.” — Bà Nguyễn Hoài An, Partner, Kế toán & Dịch vụ thuê ngoài, Corvane Advisory

Bài học

Với doanh nghiệp FDI, chất lượng báo cáo cho công ty mẹ phụ thuộc vào việc chuẩn hoá từ chứng từ gốc chứ không chỉ ở khâu cuối. Bảng ánh xạ tài khoản cần được xem là tài sản dùng chung, có người chịu trách nhiệm cập nhật khi phát sinh nghiệp vụ mới. Việc có chuyên viên nói tiếng Nhật trong đội giúp rút ngắn đáng kể vòng trao đổi với bộ phận tài chính khu vực của tập đoàn.

Sau khi bàn giao, Corvane tiếp tục rà soát gói báo cáo IFRS mỗi quý trong năm đầu tiên. Mỗi lần rà soát tập trung vào nghiệp vụ mới phát sinh như hợp đồng thuê kho bổ sung hay thay đổi chính sách thưởng, để bảng ánh xạ luôn được cập nhật trước khi kỳ báo cáo bắt đầu.