Hoàn thuế GTGT cho doanh nghiệp xuất khẩu đồ gỗ

Bối cảnh

Khách hàng là doanh nghiệp vừa sản xuất đồ gỗ nội thất, gần như toàn bộ sản lượng xuất khẩu sang Mỹ và châu Âu. Do đầu vào chịu thuế còn đầu ra xuất khẩu, số thuế GTGT chưa được khấu trừ hết tích luỹ qua 18 tháng ở mức tương đương gần hai tháng chi phí vận hành. Doanh nghiệp từng tự nộp hồ sơ hoàn thuế nhưng phải bổ sung nhiều lần và sau đó tạm dừng vì thiếu nhân sự am hiểu.

Thách thức

• Khoảng 14% hoá đơn đầu vào có thông tin chưa khớp hoặc nhà cung cấp gỗ, keo, sơn ở tình trạng cần xác minh.
• Một phần thanh toán cho nhà cung cấp nhỏ được thực hiện bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân.
• Tờ khai hải quan, hợp đồng và chứng từ thanh toán từ khách hàng nước ngoài chưa được sắp xếp theo từng lô hàng.

Cách tiếp cận

• Tuần 1–3 — rà soát: đối chiếu hơn 6.200 hoá đơn đầu vào với tình trạng nhà cung cấp và chứng từ thanh toán; phân loại theo mức rủi ro.
• Tuần 4–5 — hoàn thiện chứng từ: ghép bộ hồ sơ cho 214 lô xuất khẩu gồm hợp đồng, tờ khai, hoá đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Tuần 6 — quyết định phạm vi: cùng ban giám đốc loại khỏi đề nghị các khoản không đủ điều kiện thay vì cố đưa vào và kéo dài thời gian xử lý.
• Tuần 7–9 — nộp và theo dõi: lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế qua hệ thống điện tử, chuẩn bị bộ giải trình và đồng hành khi cơ quan thuế làm việc tại doanh nghiệp.

Kết quả

Tỷ lệ hoá đơn đầu vào cần bổ sung giải trình giảm từ 14% xuống dưới 2% trong bộ hồ sơ cuối cùng. Hồ sơ được tiếp nhận mà không phải bổ sung lần hai; khoản hoàn được cơ quan thuế xem xét và quyết định theo quy trình. Doanh nghiệp cũng áp dụng quy tắc mới: mọi khoản thanh toán cho nhà cung cấp từ một ngưỡng nhất định đều qua ngân hàng, và bộ chứng từ được ghép theo lô hàng ngay khi xuất.

“Hoàn thuế nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều vào việc chứng từ được giữ gọn từ đầu. Chúng tôi giúp khách hàng sửa cách làm, để lần sau họ tự làm được.” — Ông Lý Gia Hưng, Partner, Tư vấn thuế, Corvane Advisory

Bài học

Với doanh nghiệp xuất khẩu, hoàn thuế GTGT là bài toán vốn lưu động chứ không chỉ là thủ tục. Rà soát nhà cung cấp định kỳ hằng quý giúp phát hiện sớm hoá đơn rủi ro. Chủ động loại các khoản không chắc chắn thường giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi hơn so với đề nghị tối đa.

Sau đợt hoàn thuế đầu tiên, doanh nghiệp chuyển sang lập hồ sơ theo quý với sự hỗ trợ rà soát của Corvane. Bộ phận kế toán được hướng dẫn kiểm tra tình trạng nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng mua gỗ, keo, sơn; mỗi lô xuất khẩu có một thư mục chứng từ riêng trên Corvane Portal, giúp việc chuẩn bị hồ sơ các kỳ sau chỉ mất khoảng một tuần thay vì nhiều tháng như trước.