Hồ sơ giao dịch liên kết cho tập đoàn logistics

Bối cảnh

Tập đoàn khách hàng gồm 7 pháp nhân hoạt động trong vận tải đường bộ, kho bãi, đại lý hải quan và giao nhận quốc tế. Các công ty thành viên cung cấp dịch vụ lẫn nhau hằng ngày: thuê xe, thuê kho, phí quản lý, chia sẻ phần mềm điều phối. Tổng giá trị giao dịch nội bộ năm gần nhất chiếm khoảng 38% doanh thu hợp nhất, nhưng chưa có chính sách giá thống nhất và hồ sơ giải trình chỉ được làm sơ sài cho 2 pháp nhân.

Thách thức

• Phí quản lý của công ty mẹ được phân bổ theo tỷ lệ cố định, không gắn với lợi ích thực tế mà từng công ty con nhận được.
• Giá thuê kho nội bộ chênh lệch đáng kể so với giá cho khách hàng bên ngoài ở cùng khu vực.
• Dữ liệu giao dịch nằm rải rác trong 3 phần mềm kế toán khác nhau, khó đối chiếu hai chiều.

Cách tiếp cận

• Bước 1 — lập bản đồ giao dịch: trích xuất và đối chiếu 14 loại giao dịch nội bộ, xác định giao dịch trọng yếu theo giá trị và rủi ro.
• Bước 2 — phân tích chức năng: phỏng vấn 18 trưởng bộ phận để xác định chức năng, tài sản và rủi ro mà mỗi pháp nhân thực sự đảm nhận.
• Bước 3 — phân tích so sánh: chọn phương pháp xác định giá phù hợp cho từng nhóm giao dịch và xây dựng bộ doanh nghiệp so sánh độc lập.
• Bước 4 — chính sách và hồ sơ: soạn chính sách giá nội bộ áp dụng chung, hồ sơ quốc gia cho từng pháp nhân và tờ khai thông tin giao dịch liên kết theo quy định về giao dịch liên kết.
• Bước 5 — điều chỉnh: đề xuất cách điều chỉnh phí quản lý và giá thuê kho cho năm tiếp theo.

Kết quả

Toàn bộ hồ sơ cho 100% giao dịch liên kết trọng yếu được hoàn tất trước hạn quyết toán 5 tuần. Phí quản lý chuyển sang phân bổ theo 4 tiêu chí đo được (số xe, diện tích kho, số nhân sự, số đơn hàng), giúp biên lợi nhuận các công ty con nằm trong khoảng giá trị so sánh. Khi một pháp nhân được kiểm tra thuế năm sau đó, doanh nghiệp đã cung cấp hồ sơ trong 3 ngày làm việc. Kết luận của cơ quan thuế là quyết định độc lập; Corvane hỗ trợ giải trình trong suốt quá trình.

“Hồ sơ giao dịch liên kết tốt bắt đầu từ việc hiểu doanh nghiệp vận hành ra sao, không phải từ bảng số liệu so sánh.” — Ông Lý Gia Hưng, Partner, Tư vấn thuế, Corvane Advisory

Bài học

Với tập đoàn trong nước, giao dịch liên kết thường bị xem là thủ tục, trong khi rủi ro điều chỉnh có thể lớn. Thống nhất chính sách giá từ đầu năm dễ hơn nhiều so với giải trình sau khi đã khoá sổ. Hồ sơ cần được cập nhật mỗi năm cùng với thay đổi mô hình kinh doanh.

Sau dự án, Corvane hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lịch rà soát giữa năm: vào cuối quý hai, bộ phận tài chính đối chiếu biên lợi nhuận thực tế của từng pháp nhân với khoảng giá trị so sánh để điều chỉnh sớm nếu cần, thay vì chờ đến kỳ quyết toán.