Thuê ngoài kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tập trung vào kinh doanh, nhưng chọn sai đối tác có thể để lại hậu quả kéo dài nhiều năm. Bảy câu hỏi dưới đây giúp doanh nghiệp đánh giá đối tác một cách thực chất.
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty mới thành lập hay văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn thuê ngoài kế toán thay vì tuyển cả một phòng kế toán. Đây thường là quyết định hợp lý về chi phí, nhưng chất lượng dịch vụ giữa các đơn vị rất khác nhau. Khi tiếp nhận khách hàng chuyển từ đơn vị khác sang, đội ngũ Corvane thường phải dành vài tuần đến vài tháng để rà soát và chỉnh sửa sổ sách cũ. Để tránh tình huống này, doanh nghiệp nên đặt ra 7 câu hỏi sau.
1. Ai sẽ trực tiếp làm hồ sơ của tôi?
Hãy hỏi rõ chuyên viên phụ trách, người soát xét và người chịu trách nhiệm cuối cùng. Đội ngũ có chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế, kiểm toán viên CPA hoặc hội viên ACCA là một chỉ dấu đáng tin cậy.
2. Quy trình soát xét gồm mấy lớp?
Một bộ hồ sơ nên được ít nhất hai người kiểm tra trước khi nộp. Hãy đề nghị đối tác mô tả quy trình và cách họ ghi nhận, xử lý sai sót.
3. Dữ liệu của tôi được bảo mật như thế nào?
- Đối tác có áp dụng tiêu chuẩn bảo mật thông tin như ISO 27001 không?
- Chứng từ được lưu ở đâu, ai được truy cập, sao lưu bao lâu một lần?
- Khi kết thúc hợp đồng, dữ liệu được bàn giao và xóa ra sao?
4. Tôi theo dõi tiến độ bằng cách nào?
Báo cáo định kỳ, cổng thông tin trực tuyến hay chỉ qua email? Doanh nghiệp nên biết trước hạn nộp hồ sơ và những việc cần mình phê duyệt.
5. Phạm vi dịch vụ có rõ ràng không?
Phí trọn gói gồm những gì: ghi sổ, lương, bảo hiểm, kê khai thuế, báo cáo tài chính, làm việc với cơ quan thuế? Những phát sinh nào sẽ tính thêm phí? Phạm vi rõ ràng giúp tránh tranh cãi về sau.
6. Đối tác hỗ trợ được ngôn ngữ và chuẩn mực nào?
Với doanh nghiệp FDI, khả năng làm việc bằng tiếng Anh, Nhật hay Hàn và lập báo cáo theo cả VAS lẫn IFRS cho công ty mẹ là yếu tố quan trọng.
7. Trách nhiệm khi có sai sót được quy định ra sao?
Hợp đồng nên nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên, cách xử lý khi phát sinh sai sót do đối tác và cam kết về thời hạn nộp hồ sơ.
“Giá dịch vụ chỉ là một phần của quyết định. Điều doanh nghiệp thực sự mua là sự yên tâm: hồ sơ được làm đúng, nộp đúng hạn và có người hiểu doanh nghiệp mình khi cần trao đổi với cơ quan thuế.” — Bà Nguyễn Hoài An, Partner, Kế toán & Dịch vụ thuê ngoài, Corvane Advisory
Lời khuyên khi chuyển đổi đối tác
Nếu doanh nghiệp đang dùng dịch vụ của đơn vị khác, nên chọn thời điểm chuyển đổi sau khi kết thúc quý hoặc năm tài chính, yêu cầu bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ, tài khoản phần mềm và lập biên bản đối chiếu số dư. Việc chuyển giao có kế hoạch giúp hạn chế gián đoạn và giảm khối lượng điều chỉnh về sau.
Dấu hiệu nên cân nhắc lại
- Thường xuyên nộp hồ sơ sát hạn hoặc phải nộp bổ sung.
- Chuyên viên phụ trách thay đổi liên tục, không ai nắm lịch sử hồ sơ.
- Không nhận được báo cáo hay giải thích khi số liệu biến động lớn.
