Quy định mới về hóa đơn điện tử đặt ra yêu cầu chặt chẽ hơn về thời điểm lập, dữ liệu người mua và xử lý sai sót. Mười điểm kiểm tra dưới đây giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị loại chi phí hoặc phải điều chỉnh tờ khai.
Hóa đơn điện tử giúp việc lập, gửi và lưu trữ thuận tiện hơn, nhưng cũng khiến mọi sai sót trở nên minh bạch: dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế gần như ngay lập tức. Các quy định mới về hóa đơn điện tử tiếp tục siết chặt thời điểm lập hóa đơn, thông tin người mua và cách xử lý hóa đơn có sai sót. Từ kinh nghiệm rà soát hồ sơ cho khách hàng, đội ngũ thuế của Corvane tổng hợp 10 điểm nên kiểm tra trước mỗi kỳ kê khai.
Với hóa đơn đầu ra
- 1. Thời điểm lập hóa đơn khớp với thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không dồn cuối tháng.
- 2. Thông tin người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ) được đối chiếu với dữ liệu đăng ký; đặc biệt chú ý khách hàng vừa đổi tên hoặc địa chỉ.
- 3. Hóa đơn sai sót được xử lý đúng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, có văn bản thỏa thuận với người mua khi cần.
- 4. Hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ được lập hóa đơn theo đúng hướng dẫn, không bỏ sót.
- 5. Doanh thu trên hóa đơn khớp với doanh thu ghi sổ và tờ khai trong cùng kỳ.
Với hóa đơn đầu vào
- 6. Trạng thái hóa đơn được tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế trước khi ghi nhận chi phí.
- 7. Tình trạng hoạt động của người bán được kiểm tra định kỳ, nhất là nhà cung cấp mới hoặc giao dịch giá trị lớn.
- 8. Chứng từ thanh toán phù hợp với hóa đơn: đúng bên nhận tiền, đúng số tiền, đúng phương thức theo quy định.
- 9. Hồ sơ kèm theo (hợp đồng, biên bản giao nhận, nghiệm thu) chứng minh giao dịch có thật.
Với hệ thống và quy trình
- 10. Phân quyền và lưu trữ: ai được lập, ai được ký số, ai được hủy; dữ liệu hóa đơn được sao lưu và tra cứu được trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định.
“Rủi ro lớn nhất với hóa đơn điện tử thường không nằm ở phần mềm, mà ở quy trình: hàng giao hôm nay nhưng hóa đơn để tuần sau, nhà cung cấp mới không ai kiểm tra. Một danh sách kiểm tra đơn giản, làm đều đặn mỗi kỳ, có giá trị hơn nhiều so với việc rà soát dồn vào cuối năm.” — Ông Lý Gia Hưng, Partner, Tư vấn thuế, Corvane Advisory
Gợi ý triển khai
Doanh nghiệp có thể giao cho một người phụ trách chạy danh sách kiểm tra này trong 2–3 ngày trước hạn kê khai, ghi nhận các điểm bất thường và cách xử lý. Với doanh nghiệp có hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, nên kết hợp công cụ đối chiếu tự động giữa phần mềm hóa đơn, phần mềm kế toán và dữ liệu ngân hàng.
Danh sách trên mang tính tham khảo chung; cách áp dụng cụ thể phụ thuộc vào ngành nghề và mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cập nhật thường xuyên các hướng dẫn mới của cơ quan thuế.
Khách hàng dịch vụ trọn gói của Corvane có thể nhận danh sách kiểm tra này dưới dạng biểu mẫu trên Corvane Portal, kèm cột ghi chú để theo dõi kết quả từng kỳ.
