Kiểm toán nội bộ & chuẩn bị triển khai ERP cho doanh nghiệp dược

Bối cảnh

Khách hàng là doanh nghiệp dược trong nước có một nhà máy sản xuất và 5 chi nhánh phân phối tới nhà thuốc, bệnh viện. Doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm rời rạc cho kế toán, kho, bán hàng và sản xuất. Ban điều hành đã chọn được nhà cung cấp ERP, nhưng lo ngại dự án sẽ kéo dài nếu dữ liệu và quy trình chưa sẵn sàng. Họ cần một bên độc lập đánh giá hiện trạng và viết yêu cầu kiểm soát mà hệ thống mới phải đáp ứng.

Thách thức

• Danh mục mã hàng có khoảng 9.400 mã, nhiều mã trùng cho cùng một sản phẩm khác quy cách đóng gói.
• Quản lý lô và hạn dùng trong kho được theo dõi song song trên bảng tính, chênh lệch với số liệu kế toán.
• Chính sách chiết khấu cho nhà thuốc và bệnh viện được áp dụng thủ công, khó kiểm tra lại.
• Phân quyền phê duyệt giữa nhà máy và các chi nhánh chưa rõ ràng, nhiều bước phê duyệt qua tin nhắn.

Cách tiếp cận

• Tuần 1–6 — kiểm toán nội bộ: đánh giá 5 chu trình (mua nguyên liệu, sản xuất – giá thành, kho lô – hạn dùng, bán hàng – chiết khấu, công nợ), chọn mẫu kiểm tra và xếp hạng 41 phát hiện theo mức độ rủi ro.
• Tuần 7–11 — chuẩn hoá dữ liệu: cùng bộ phận kho và kinh doanh làm sạch danh mục mã hàng, khách hàng, nhà cung cấp; thống nhất quy tắc đặt mã và đơn vị tính.
• Tuần 12–15 — yêu cầu cho ERP: viết tài liệu yêu cầu nghiệp vụ và 63 kiểm soát tự động cần cấu hình (phân tách nhiệm vụ, giới hạn chiết khấu, chặn xuất lô cận hạn).
• Tuần 16–18 — kiểm tra sẵn sàng: rà soát kịch bản kiểm thử của nhà cung cấp ERP, đối chiếu số dư chuyển đổi và lập kế hoạch kiểm toán sau triển khai.

Kết quả

Danh mục mã hàng giảm từ 9.400 xuống 5.100 mã; danh mục khách hàng loại bỏ khoảng 1.200 bản ghi trùng. Chênh lệch giữa số liệu kho theo lô và sổ kế toán tại thời điểm chuyển đổi được đưa về dưới 0,3% giá trị tồn kho. 34 trong 41 phát hiện kiểm toán được xử lý trước khi hệ thống mới vận hành. Doanh nghiệp đưa ERP vào sử dụng theo đúng mốc kế hoạch, không phải lùi ngày chuyển đổi.

“ERP chỉ phản ánh chất lượng dữ liệu và quy trình bạn đưa vào. Dọn dẹp trước khi chuyển nhà luôn rẻ hơn dọn dẹp sau.” — Bà Lê Phương Thảo, Giám đốc, Kiểm soát nội bộ & Rủi ro, Corvane Advisory

Bài học

Kiểm toán nội bộ trước khi triển khai ERP giúp doanh nghiệp biến phát hiện thành yêu cầu cấu hình cụ thể. Chuẩn hoá dữ liệu cần người chịu trách nhiệm từ phía nghiệp vụ, không thể giao hoàn toàn cho bộ phận công nghệ. Với ngành dược, kiểm soát lô và hạn dùng nên được tự động hoá sớm nhất có thể.

Sáu tháng sau khi vận hành, Corvane thực hiện kiểm toán sau triển khai theo kế hoạch đã lập: kiểm tra 63 kiểm soát tự động có được cấu hình và hoạt động đúng không, rà soát phân quyền người dùng và đề xuất các điều chỉnh cho giai đoạn hai của dự án.